Внедрение онлайн-кассовых аппаратов привело к значительным изменениям в Законе 54-ФЗ, который является ключевым законодательным актом, регулирующим использование кассовых аппаратов в Российской Федерации.

Например, использование онлайн-кассы организацией или индивидуальным предпринимателем позволяет отказаться от ряда отчетных документов и учетных записей в кассовой системе.

Однако, как выясняется, это послабление не распространяется на основные кассовые документы, указанные в Приказе ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014, и кассовую книгу, также упомянутую в этом нормативном акте.

Более подробно следует рассмотреть специфику запуска и заполнения кассового аппарата (КР) предпринимателем, использующим онлайн-кассу.

1. Надо ли его хранить?
2. Политика удержания
3. Как его завершить?
4. Скачать форму и выкройку
5. Выводы

Нужно ли вести?

Кассовая книга – важнейший регистр кассовых операций предприятия и ИП. Ведение его на регулярной основе позволяет фиксировать и отслеживать движение денежных средств оператора.

Этот регистр заполняется ежедневно на основании информации, содержащейся в кассовых квитанциях / ППКО – основных кассовых документах, соответствующим образом оформляющих расход / поступление наличных денег в организации или ИП.

Более подробную информацию об использовании кассовых аппаратов для индивидуальных предпринимателей в разных режимах можно найти здесь.

Каждый день по результатам кассовой книги отображается текущий остаток денежных средств. Если остаток превышает установленный хозяйствующим субъектом максимальный денежный лимит на конец дня, сумма превышения переводится (взыскивается) в обслуживающий банк и переводится на расчетный счет.

Кассовый аппарат и кассовый аппарат не синонимы. Денежные средства на предприятии обычно считаются системой для регистрации притока / оттока денежных средств с использованием наличных средств.

Кассовый аппарат – это устройство, которое фиксирует приходящие кассовые чеки от покупателей (заказчиков) и подтверждает их распечаткой кассовых чеков.

Таким образом, кассовая система является частью учета кассовых операций хозяйствующего субъекта, обозначаемого термином «кассовый аппарат».

Денежные поступления, регистрируемые кассовым аппаратом, ежедневно вносятся в кассу хозяйствующего субъекта путем выдачи одноразового постановления о платежеспособности, которое также регистрируется в кассовой книге.

Ведение кассовой книги обязательно только для юридических лиц – субъектов предпринимательства.

Лица частных предпринимателей, получающие и выдающие денежные средства, освобождаются от обязанности вести и заполнять книгу.

Компании IE, как известно, имеют право не устанавливать денежный лимит.

Юридические лица, которые юридически классифицируются как малые предприятия, имеют право не устанавливать ограничения на максимальную сумму остатка денежных средств, но обязаны регулярно заполнять бухгалтерскую книгу.

Что касается недавних изменений в 54-ФЗ, связанных с внедрением онлайн-кассовых аппаратов, то, как было сказано выше, они позволили предпринимателю, использующему онлайн-кассу, отказаться от обязательного хранения и подготовки ряда документов и регистров.

Таким образом, благодаря использованию онлайн-кассы оператору кассовой операции не нужно заполнять девять (9) документов.

Однако подготовка кассовых чеков, подтверждающих выдачу и получение наличных, а также заполнение кассовой книги остается обязательным требованием кассовой дисциплины, последовательность которой устанавливается отдельным постановлением Центрального банка России. Оказывается, внедрение онлайн-кассовых аппаратов не отменяет кассовую книгу.

Правила ведения

Порядок заполнения книги предпринимателем, совершающим кассовые операции, регулируется указанным выше законом. Директива ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У

Использование онлайн-кассы кардинально не влияет на специфику бизнеса, продолжающегося в соответствии с такими принципами:

• Возможность хранить в бумажном или электронном виде. Электронный же формат означает распечатку, заполнение и подписание соответствующего документа.
• Основанием для заполнения книги является информация, содержащаяся в чеках, в которых фиксируется расходование и получение денежных средств.
• Остаток денежных средств, рассчитанный в бухгалтерской книге в конце операционного дня, сравнивается с фактическими наличными денежными средствами перед надлежащей выверкой. При этом обязательно учитывать реальную сумму денежных средств.

Как упоминалось выше, наличные деньги, зарегистрированные и очищенные онлайн-кассовым аппаратом в день транзакции, поступают в кассовый аппарат организации путем выполнения одного заказа PCR.

Сумма такого PCR, переведенного в бухгалтерскую книгу, подтверждается информацией из Отчета о завершении движения денежных средств, подготовленного средством онлайн-регистрации.

Как заполнять?

Организация или индивидуальный предприниматель вправе выбрать подходящую форму бизнеса.

Может предпочесть официально утвержденный стандарт КО-4, который часто используется для заполнения этого реестра.

В качестве альтернативы организация, осуществляющая операции с денежными средствами, имеет право разработать и использовать свою собственную форму этих записей, которая также должна быть указана в ее учетной политике.

В любом случае кассовый аппарат должен содержать следующую информацию:

• название используемой формы (например, КО-4);
• наименование экономического оператора;
• наименование организационной единицы (подразделения) хозяйствующего субъекта
• отображать коды необходимой информации, которая будет использоваться;
• количество пронумерованных страниц реестра;
• подписи главного бухгалтера / директора;
• дата заполнения реестра.

Книга хранится как в бумажном, так и в электронном виде.

Электронная форма заверяется специальной электронной подписью, ранее выданной ответственному сотруднику.

Реестр бумаг прошит и пронумерован. Регистр АК заполняется каждый день, но точно в те дни, когда происходило получение / расходование наличных денег.

АК заполняется компетентным клерком (кассиром) на основании имеющейся информации о снятии / списании наличных денег. По окончании кассовой смены регистр АС направляется главному бухгалтеру / директору для авторизации.

Скачать бланк и образец

Выводы

Онлайн-касса (AC) для онлайн-кассовых аппаратов должна заполняться экономическими операторами, которые принимают / выдают наличные и соблюдают кассовую дисциплину.

Эта процедура по-прежнему выполняется в соответствии с требованиями нормативных документов ЦБ РФ. Внедрение онлайн-кассовых аппаратов существенно не повлияло на обязанности и порядок ведения кассового аппарата.