Среди множества первичных документов квитанция или форма КО-1 является одним из важных документов при кассовых операциях.

Использование аналогичной формы учета выручки от всех денежных потоков компании, что является нормой для документальной отчетности кассового аппарата о движении денежных средств.

1. Кому нужна кассовая форма – концепция
2. Какую форму можно заполнить?
3. Порядок и правила регистрации
4. Как правильно заполнить реквизиты единой формы КО-1?
5. Как заполнить квитанцию?
6. Кто имеет право подписывать?
7. Как правильно установить прокладку?
8. Загрузите бесплатную пустую форму и заполненную формулу в формате word и excel
9. Срок годности
10. Полезное видео
11. Выводы

Зачем нужен ПКО — понятие

Деньги принимаются организацией путем перечисления на расчетный счет (безналичный расчет) или в кассу. Согласно Порядку работы, необходимо зарегистрировать банкноты в кассе, выписав ваучер.

Индивидуальные предприниматели, работающие в упрощенной системе налогообложения, не обязаны использовать этот документ.

Почему оформляется ваучер?

Кассовый чек – важный документ, который используется бухгалтерией для кассовых чеков.

Отрывная часть ордера – это квитанция, отправляемая покупателям, подрядчикам, подтверждающая перевод денежных средств.

Информацию о том, как подготовить счет на оплату, можно найти здесь.

Варианты получения наличных:

• поступление денежных средств с расчетного счета;
• денежные поступления от покупателей;
• возврат заемных средств;
• вклад учредителя в уставный капитал компании.

Прием наличных денег в кассе без получения квитанции недопустим и считается нарушением кассовой дисциплины, влечет наложение штрафа.

Какую форму можно использовать для заполнения?

Для приема наличных денег специальная форма (КО-1) от 18.08.1998 утверждается Госкомстатом России.

Как выглядит форма КО-1 (по ОКУД 0310001)? Форма включает кассовый чек и кассовый чек, который является отрывным купоном.

Порядок и правила оформления

Подтверждение оплаты может быть написано от руки или с использованием технических средств обработки данных (персональный компьютер, программное обеспечение).

Бухгалтерский талон ДО-1 оформляется бухгалтером в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или уполномоченным сотрудником.

Обратите внимание на нумерацию бланков: она не должна прерываться в течение календарного года. Предприниматели часто не обращают внимания на это требование.

Большинство работодателей знакомы с обязательной регистрацией квитанций, но не все осведомлены о специфике их подготовки.

Часто упускается из виду, что в день регистрации CO-1 деньги должны поступить в кассу, иначе заказ недействителен.

На практике бывают ситуации, когда сначала выписывается квитанция, а деньги вносятся на какое-то время наличными, или наоборот – сначала деньги, а потом выписываются необходимые бумаги.

Запрещается вносить в документ изменения и исправления, в случае их возникновения необходимо создать документ с нуля.

Как правильно заполнить реквизиты унифицированной формы КО-1?

Следует отметить, что ваучер содержит 2 элемента: ваучер и квитанцию.

Оформление осуществляется с общего экземпляра, квитанция вручается гражданину, сдавшему денежные средства.

Для точного заполнения утвержденной формы ваучера данные следует вводить по очереди, начиная с верхней строки.

Первый блок должен начинаться с вводной строки, где необходимо указать полное название предприятия, структурного подразделения и его код в соответствии с уставной документацией.

Если последнего нет, заполните строку тире. Информация о коде ОКПО также должна быть предоставлена ​​в соответствии с данными Госкомстата.

В строке «Номер документа» необходимо ввести порядковый номер на основании журнала регистрации кассовых документов, нумерация которого начинается с начала года.

При вводе даты письма необходимо соблюдать порядок написания: число, месяц, год. Для заполнения используются арабские цифры, «ноль» ставится перед однозначным числом. Дата регистрации должна совпадать с датой получения денег.

Второй блок является основным и содержит информацию о финансовых поступлениях в кассу компании.

Информация о денежных расчетах и ​​их суммах представлена ​​в столбцах:

• «дебет» – номер счета, на который вводятся наличные (как правило, указывается 50 – «Наличные»), ячейка не обязательна для заполнения и может быть оставлена ​​пустой;
• «Кредит» – код отделения, в которое необходимо ввести кассу (при его отсутствии поставить прочерк) и номер совпадающего счета, отражающий поступление наличных денег наличными (71 – возврат сумм на счет счет, 51 – выплата суммы в кредитной организации, 90 – поступления, 62 – поступления от покупателей, 73 – прочие расчеты с работниками, 75 – выплаты в целевой фонд).
• «Код аналитического учета» должен быть заполнен, если фирма утвердила аналитические коды;
• «сумма» – введите полученную сумму денег (цифрами);
• «целевой код» – используется только некоммерческими организациями, где предполагается целевое финансирование.

Столбцы с данными по индивидуальным кредитам предпринимателей можно оставить пустыми.

Под таблицей указаны фамилия, имя и отчество лица, от которого поступили денежные средства, а также основание для их перечисления.

Что писать в обосновании? Основанием может быть возврат неиспользованных денежных средств, оплата по договору, розничная продажа, оплата по счету.

Далее идет сумма, внесенная в кассу, но на этот раз в цифрах.

Целые числа пишутся заглавными буквами, дроби после десятичных – цифрами, валюта пишется без сокращений.

Если после ввода суммы в выделенном столбце остается пустое место, заполните его тире. Это предотвратит возможность подделки заказа.

Вы также должны указать, будет ли предоставляться НДС (введите ставку налога цифрами или отметьте об освобождении от НДС).

Данные первичных документов (первичный отчет), копии которых прилагаются к форме, помечаются как вложение.

Как заполнить квитанцию?

После заполнения кредитной карты можно переходить к вводу информации о квитанции – отдельном купоне в АСУ ТП. Вся информация записывается так же, как ордер.

Получив наличные, кассир отрывает чек по линии разреза и передает его лицу, которое перевело наличные. Сам эпизод остается у кассира.

Поступившие денежные средства зачисляются соответствующей записью в кассовой книге (КО-4).

После проверки всех данных кассир принимает наличные и пропускает их через кассу, если это доход компании.

Кто уполномочен подписывать?

Форму КО-1 готовят:

• Главный бухгалтер;
• Бухгалтер или кассир указывается на основании административного документа компании
• Директор организации (если в штате компании нет бухгалтера).

Бланк кассового чека должен быть подписан главным бухгалтером и бухгалтером или директором и кассиром.

Если прямой менеджер компании занимается кассовыми операциями, все документы должны быть подписаны им лично.

Как правильно ставится печать?

На штампе ставится отметка «М.П.». на квитанции.

Действующие правила не позволяют ставить печать на квитанции и ордере одновременно.

Скачать бесплатно пустой бланк и заполненный образец в формате word и excel

Скачать бланк ваучера CO-1 OKUD form 0310001 – в формате word, excel.

Скачать образец заполнения PCR для внесения вклада в уставный капитал – шаблон.

Скачать образец кассового чека из банка – excel.

Пример получения денег от покупателя – excel.

Пример годовой процентной ставки по внесению депозита:

Подтверждение получения кассового образца ПКР при поступлении наличных денег из банка:

Образец формы запроса наличных для получения наличных от покупателя:

Срок хранения

Форма КО-1, как и вся первичная документация, хранится в течение 5 лет после окончания отчетного периода.

Полезное видео

Узнайте из этого видео, как правильно заполнять кассу:

Выводы

Денежные расчеты между организациями ограничены лимитом 100 000 руб. Если кассиру предлагают принять больше наличных, он должен отказаться принимать их под страхом штрафа за несоблюдение кассовой дисциплины.

Частичное или полное неполучение денежных средств по кассовому чеку искажает данные финансового и налогового учета.

Во время проверки контролирующими органами уполномоченное должностное лицо сочтет этот факт грубым нарушением и привлечет к ответственности компанию.

Статья 120 Налогового кодекса РФ за грубую халатность в ведении налогового или налогового учета, совершенная в течение одного налогового периода без доказательств налогового правонарушения, – наказывается штрафом в размере 10 000 рублей.

Грубым нарушением действующих принципов кассового учета является отсутствие основных кассовых форм.

Также их отсутствие в компании-покупателе может служить основанием для отказа налоговых органов в признании расходов, представленных предприятием для целей налога на прибыль или единого налога.